安庆师范大学

中国美国档案工作比较研究
安徽大学历史系  李财富
　　在档案学研究中，世界各国之间存在着许多共性的课题，无论是在抽象的基础理论方面还是在具体的应用理论和应用技术方面，都有不少基本相同的认识。这就要求我们在研究档案学的过程中，要不断地进行横向比较，从各国档案学的研究成果和档案工作的实践经验中吸取有益的养分，以充实和丰富我国档案学的研究内容，并藉此推动我国档案事业的快速发展。本文拟就中国美国两国档案工作的主要异同点进行探讨，希望对我国广大档案工作者全面了解美国档案工作情况有所帮助。

一、档案的收集
　　我国的档案收集工作大体可以分为两个层次：第一个层次为档案室的收集工作，主要通过建立健全文书处理部门立卷归档制度接收本单位各部门移交来的档案材料，这是低层次的档案集中；第二个层次为档案馆的收集工作，各级各类档案馆按照职责分工接收基层档案室移交的具有长远保存价值的档案材料。除此之外，有时档案馆还对散存在社会上的一些重要档案材料采用征集、征购和购买的方式进行补充收集。通过档案馆的收集工作，可以实现国家规模的档案集中，这是高层次的档案集中统—管理。
　　美国的档案收集工作与其实行的文件、档案一体化管理一脉相承，即国家设立档案文件局，负责监督、指导联邦各机构文件、档案的管理，同时设立文件中心，负责接收政府机构保管5年以上的文件。文件、档案的运转程序是：单位秘书、业务部门形成的文件在单位文件、档案管理部门保存5年后，送联邦文件中心保管，需要永久保存的，在文件形成满30年后，经单位申请和国家档案馆鉴定后由文件中心移交给国家档案馆保存，对不再具有任何价值的文件则视情销毁、转赠给适当的研究单位或学校、作废纸出售。需要档案馆永久保存的档案文件一般只占总量的3—5％。文件在文件中心保管期间，其所有权属形成文件的单位，文件移交给国家档案馆后则成为国家档案馆的财产。
　　由于生产资料所有制的关系，美国的许多档案(特别是科技档案、经济档案)不向国家档案馆移交，因此最终不能实现国家规模的档案集中，这是资本主义制度本身所固有的缺陷。但是，美国的文件、档案一体化管理方法于我们却有可资借鉴之处。文件、档案管理一体化理论与我国60年代提出的档案自然形成规律理论基本相似，二者都是“以文件运动周期理论为其依据之一的”①。遗憾的是，以往我国档案学界没有对此加以足够的重视，更谈不上去实践子。近年来，我国档案学界重新探讨这一理论，并开始在实际工作中进行尝试，取得了一些成果，但尚未形成完整、科学的机制，还有待于进一步发展。此外，美国在档案收集工作中的“精品”意识对于我们加强馆(室)藏建设也是十分有益的。

二、档案的整理
　　中国美国两国在档案整理工作这一环节上有不少相同的做法，两国都非常重视通过系统化、条理化对档案实行科学的管理，整理一般都是在机关文件归档时进行，都是按照机构、问题、时间等特征分类组卷。不同的是，我国档案部门大都把主要精力放在提高案卷质量上，不断根据“新标准”对移交进馆(室)的案卷进行调整，试图以此解决档案查找利用中的一切问题，而在编目、索引，完善检索工具体系方面所投入的精力则显不足。目前这种状况有所改观，档案著录、标引工作日益受到各级档案部门的关注，进展顺利，但任务依然十分繁重，还需要进一步努力。美国联邦政府各机关在对文件进行整理归档以后，一般不再变动，文件中心和档案馆也都充分利用原有基础，不在案卷整理上花费过多的时间。国家档案馆为统一装具，只对进馆文件更换卷盒，并在盒的一端贴上写有年代、机构、问题、标题等内容的标签。其整理工作的重点是熟悉研究档案的内容和编制档案文件检索工具。检索工具的著录非常详细，包括分类、日期、提供利用注意的事项、文件保存的具体位置、文件数量、内容、整理说明等许多项目。
　　总之，中国美国两国在档案整理工作中的立足点差别较大，前者着眼于案卷的内在质量，希望通过档案的系统整理一劳永逸地免除利用中的所有麻烦；后者致力于档案的编目和研究，企图运用配套成龙的检索工具来弥补档案系统整理中的粗糙。应该说，两国的做法各有千秋，优劣互见。如果把双方的经验有机地结合在一起，扬长避短，那么档案整理工作的质量势必会得到很大的提高。